Frequently Asked Question

01. Bagaimana menyelesaikan error PO has no item to be invoiced / How To Troubleshoot PO has no item to be invoiced
Last Updated 4 years ago

Saat membuat e-invoice, user kadangkala menghadapai masalah yang dapat menghambat proses penagihan.

Salah satunya adalah muncul notifikasi error : PO has no item to be invoiced.

Apabila muncul hal ini, mohon melakukan langkah-langkah di bawah ini.

  1. Klik cancel dan jangan menyimpan e-invoice tersebut
  2. Mohon pastikan untuk menggunakan browser Mozilla Firefox. Apabila belum menggunakan Mozilla Firefox, klik logout lalu login kembali menggunakan Mozilla Firefox
  3. Di halaman awal e-invoice, input nomor PO yang akan ditagihkan di kolom Purchase Order lalu klik Search
  4. Mohon di cek nilai dari e-invoice yang sudah di submit untuk semua status (baik itu submitted, approved, rejected, maupun posted).
  5. Jumlahkan nilai semua e-invoice yang sudah di submit seperti dijelaskan di langkah 4, dan bandingkan dengan nilai total PO.
  6. Apabila nilai penjumlahan tersebut sudah sama dengan nilai di dalam PO, maka semua item di dalam PO udah ditagihkan dan tidak bisa membuat e-invoice baru. Mohon di cek status e-invoice dan edit e-invoice yang berstatus rejected sesuai dengan alasan reject
  7. Apabila nilai penjumlahan tersebut kurang dari nilai di dalam PO, lanjutkan ke langkah 8
  8. Klik Supplier Self Service (sama seperti untuk mengakses halaman saat akan melakukan konfirmasi PO)
  9. Cek apakah PO yang akan digunakan untuk membuat e-invoice sudah berstatus confirmed atau tidak (cek kolom paling kanan di dalam tabel, di bawah kolom status). Mohon pastikan PO berstatus confirmed atau PO tidak akan bisa di GR (Goods Receipt) dan tidak bisa submit e-invoice. Apabila belum berstatus confirmed, silahkan melakukan konfirmasi PO dengan mengikuti langkah-langkah di halaman 12 dari tutorial yang ada disini
  10. Klik nomor PO yang akan dilihat atau akan di cek, dan akan muncul halaman Display Purchase Order.
  11. Klik line item PO di dalam tabel yang akan di cek, sehingga ter-highlight warna oranye
  12. Muncul tombol Show Confirmed Delivery atau Milestone (di atas tabel). Apabila muncul tombol Show Confirmed Delivery, lanjut ke langkah 13 atau lanjut ke langkah 21 apabila muncul tombol Milestone
  13. Klik Show Confirmed Delivery (letaknya di atas tabel)                                         Note : Apabila PO belum dilakukan proses GR sama sekali, maka tombol Show confirmed delivery tidak akan muncul. Mohon berkoordinasi dengan buyer atau user mengenai proses GR
  14. Muncul drop down menu Confirmed Delivery di bagian bawah tabel
  15. Kolom Material docum. di dalam tabel yang ada di bawah drop down menu Confirmed Delivery adalah nomor GR dari line item PO
  16. Mohon diperhatikan kolom quantity di dalam tabel yang ada di bawah drop down menu Confirmed Delivery dan cek apakah jumlah quantity yang sudah ada nomor GR tersebut sama dengan jumlah quantity yang sudah di submit e-invoice nya.
  17. Apabila jumlah quantity yang sudah ada nomor GR tersebut sama dengan jumlah quantity yang sudah di submit e-invoice nya, maka dibutuhkan proses GR kembali untuk item berikutnya untuk line item PO tersebut. Mohon berkoordinasi dengan buyer atau user mengenai proses GR untuk item berikutnya dari line item tersebut.
  18. Apabila jumlah quantity yang sudah ada nomor GR tersebut lebih dari jumlah quantity yang sudah di submit e-invoice nya, maka lanjutkan ke langkah 19
  19. Apabila nomor GR sudah ada, berarti PO tersebut bisa di proses untuk submit e-invoice
  20. Apabila saat submit e-invoice masih muncul notifikasi error ini, maka mohon mengikuti langkah 3 di atas lalu cek apakah sudah ada e-invoice untuk PO tersebut dan cek statusnya. Apabila sudah ada e-invoice untuk PO tersebut dan berstatus rejected, mohon mengedit e-invoice tersebut sesuai dengan alasan reject atau rejection note.
  21. Klik Milestone (letaknya di atas tabel)                                                                 Note : Apabila PO belum dilakukan create milestone, maka tombol Milestone tidak akan muncul. Mohon berkoordinasi dengan buyer mengenai create milestone
  22. Muncul drop down menu Milestone di bagian bawah tabel
  23. Tabel yang muncul di bawah drop down menu Milestone adalah milestone dari line item PO
  24. Klik tanda panah ke kanan di dalam tabel dan kemudian tanda panah ke kanan akan berubah menjadi tanda panah ke bawah
  25. Akan muncul detail milestone dari line item PO 
  26. Apabila milestone sudah berstatus fully confirmed, maka e-invoice dapat disubmit. Tapi apabila berstatus unconfirmed, maka masih membutuhkan konfirmasi milestone dari buyer
  27. Apabila saat submit e-invoice masih muncul notifikasi error ini, maka mohon mengikuti langkah 3 di atas lalu cek apakah sudah ada e-invoice untuk PO tersebut dan cek statusnya. Apabila sudah ada e-invoice untuk PO tersebut dan berstatus rejected, mohon mengedit e-invoice tersebut sesuai dengan alasan reject atau rejection note


Note tambahan :

Untuk milestone, mohon ditanyakan ke user apakah proses GR sudah dilakukan atau tidak.

Karena e-invoice belum bisa di submit walau milestone sudah berstatus fully confirmed tapi belum dilakukan proses GR.

Hal ini tidak berlaku untuk milestone DP atau down payment, dimana e-invoice dapat di submit jika milestone sudah fully confirmed walaupun belum di GR.

---------------------------------------------------------------------------------

When submitting e-invoice, user sometime facing some issues that can disrupt invoicing process.
One of the problem is error notification : PO has no item to be invoiced.

Whenever this problem occurs, please follow below steps.

  1. Click cancel and do not save the e-invoice
  2. Please ensure to use Mozilla Firefox browser. If it is still using other than Mozilla Firefox, click logout and then re-login using Mozilla Firefox
  3. In the e-invoice initial page, input PO number that will be billed in Purchase Order and then click Search
  4. Please check value(s) of submitted invoice(s) for all status (submitted, approved, rejected, and posted)
  5. Add or sum all value(s) of submitted invoice(s) for all status, as explained in step 4, and compare it with total value in PO
  6. If sum of value(s) equals total value in PO, it means all of items in PO are already e-invoiced and new e-invoice can not be created. Please check e-invoice status and edit rejected e-invoice according to rejection note
  7. If sum of value(s) is less than total value in PO, go to step 8
  8. Click Supplier Self Service (as when you do PO confirmation)
  9. Check whether PO that will be invoiced already confirmed or not. Please ensure PO is confirmed or it can not be GR-ed and can not be invoiced. If it is not confirmed, please conduct PO confirmation by following steps in page 12 from tutorial within this link
  10. Click PO number that will be checked, and Display Purchase Order page will appear
  11. Click PO line item in the table that will be checked, so it is highlighted in orange
  12. Show Confirmed Delivery or Milestone button appear (above the table). If Show Confirmed Delivery button appear go to step 13, or go to step 21 if Milestone button appear
  13. Click Show Confirmed Delivery (above the table)                                              Note : If PO is not GR-ed yet even once, Show confirmed delivery button will not appear. Please coordinate with buyer or user regarding GR process
  14. Confirmed Delivery drop down menu will appear below the table
  15. Material docum. in the table which is located below Confirmed Delivery drop down menu is GR number of that PO line item
  16. Pay attention to quantity column in the table which is located below Confirmed Delivery drop down menu and check whether total quantity that already have GR number equal to total quantity that already have e-invoice submitted or not
  17. If total quantity that already have GR number equal to total quantity that already have e-invoice submitted, GR process is needed for next item for that PO line item PO in order for new e-invoice can be submitted. Please coordinate with buyer or user regarding GR process for next item for that PO line item
  18. If total quantity that already have GR number is more than total quantity that already have e-invoice submitted, then go to step 19
  19. If GR number appear, it means PO can be processed for e-invoicing
  20. If this error notification still occurred, please follow step 3 as mentioned above and check whether e-invoice for that PO already submitted or not and check the status of the e-invoice. If e-invoice for that PO already submitted and the status is rejected, please edit rejected e-invoice and revise it according to rejection note
  21. Click Milestone which is located above the table Note : If milestone of PO is not created yet, Milestone button will not appear. Please coordinate with buyer regarding milestone creation
  22. Milestone drop down menu will appear below the table
  23. Table below Milestone drop down menu is the milestone of PO line item
  24. Click facing right arrow within the table, and it wil be facing down
  25. Milestone details of PO line item wil appear
  26. If milestone already having fully confirmed status, e-invoice can be submitted. But if the status is unconfirmed, then it still need milestone confirmation from buyer
  27. If this error notification still occurred, please follow step 3 as mentioned above and check whether e-invoice for that PO already submitted or not and check the status of the e-invoice. If e-invoice for that PO already submitted and the status is rejected, please edit rejected e-invoice and revise it according to rejection note

Additional note :

For milestone, please ask user whether GR already processed or not.

It is because e-invoice can not be submitted even though milestone already having fully confirmed status, but GR is not processed yet.

This is not valid for DP or down payment milestone, whereas e-invoice can be submitted even though not GR-ed yet

Please Wait!

Please wait... it will take a second!