Frequently Asked Question

12. Cara Mengecek GR atau konfirmasi milestone / How to check GR or milestone confirmation
Last Updated 3 years ago

Sebelum e-invoice dapat di submit, PO perlu di proses GR atau perlu di proses GR dan konfirmasi milestone (untuk PO yang menggunakan milestone).

Apabila PO belum di proses GR atau belum di proses GR dan konfirmasi milestone (untuk PO yang menggunakan milestone), maka e-invoice tidak bisa di submit.

Berikut ini langkah-langkah untuk mengecek GR atau konfirmasi milestone.

  1. Login menggunakan Mozilla Firefox.
  2. Mohon pastikan untuk menggunakan browser Mozilla Firefox. Apabila belum menggunakan Mozilla Firefox, klik logout lalu login kembali menggunakan Mozilla Firefox
  3. Klik Supplier Self Service (sama seperti untuk mengakses halaman saat akan melakukan konfirmasi PO)
  4. Cek apakah PO yang akan digunakan untuk membuat e-invoice sudah berstatus confirmed atau tidak (cek kolom paling kanan di dalam tabel, di bawah kolom status). Mohon pastikan PO berstatus confirmed atau PO tidak akan bisa di GR (Goods Receipt) dan tidak bisa submit e-invoice. Apabila belum berstatus confirmed, silahkan melakukan konfirmasi PO dengan mengikuti langkah-langkah di halaman 12 dari tutorial yang ada disini
  5. Klik nomor PO yang akan dilihat atau akan di cek, dan akan muncul halaman Display Purchase Order.
  6. Scroll ke bawah sampai ada tabel lalu klik line item PO di dalam tabel yang akan di cek, sehingga ter-highlight warna oranye
  7. Muncul tombol Show Confirmed Delivery atau Milestone (di atas tabel). Apabila muncul tombol Show Confirmed Delivery, lanjut ke langkah 8 atau lanjut ke langkah 14 apabila muncul tombol Milestone
  8. Klik Show Confirmed Delivery (letaknya di atas tabel sebelah kiri)

    Note : Apabila PO belum dilakukan proses GR sama sekali, maka tombol Show confirmed delivery tidak akan muncul. Mohon berkoordinasi dengan buyer atau user mengenai proses GR

  9. Muncul drop down menu Confirmed Delivery di bagian bawah tabel

  10. Kolom Material docum. di dalam tabel yang ada di bawah drop down menu Confirmed Delivery adalah nomor GR dari line item PO tersebut
  11. Mohon diperhatikan kolom quantity di dalam tabel yang ada di bawah drop down menu Confirmed Delivery dan cek apakah jumlah quantity yang sudah ada nomor GR tersebut sama dengan jumlah quantity yang sudah di submit e-invoice nya.
  12. Apabila jumlah quantity yang sudah ada nomor GR tersebut sama dengan jumlah quantity yang sudah di submit e-invoice nya, maka dibutuhkan proses GR kembali untuk item berikutnya untuk line item PO tersebut. Mohon berkoordinasi dengan buyer atau user mengenai

    proses GR untuk item berikutnya dari line item tersebut.

  13. Apabila jumlah quantity yang sudah ada nomor GR tersebut lebih dari jumlah quantity yang sudah di submit e-invoice nya, berarti PO tersebut bisa di proses untuk submit e-invoice

  14. Klik Milestone (letaknya di atas tabel)                                                                   Note : Apabila PO belum dilakukan create milestone, maka tombol Milestone tidak akan muncul. Mohon berkoordinasi dengan buyer mengenai create milestone
  15. Muncul drop down menu Milestone di bagian bawah tabel
  16. Tabel yang muncul di bawah drop down menu Milestone adalah milestone dari line item PO
  17. Klik tanda panah ke kanan di dalam tabel dan kemudian tanda panah ke kanan akan berubah menjadi tanda panah ke bawah
  18. Akan muncul detail milestone dari line item PO
  19. Apabila milestone sudah berstatus fully confirmed, maka e-invoice dapat disubmit. Tapi apabila berstatus unconfirmed, maka masih membutuhkan konfirmasi milestone dari buyer

Note tambahan :

Untuk milestone, mohon ditanyakan ke user apakah proses GR sudah dilakukan atau tidak.

Karena e-invoice belum bisa di submit walau milestone sudah berstatus fully confirmed tapi belum dilakukan proses GR.

Hal ini tidak berlaku untuk milestone DP atau down payment, dimana e-invoice dapat di submit jika milestone sudah fully confirmed walaupun belum di GR.

---------------------------------------------------------------------------------

Prior submitting e-invoice, PO needs to be GR-ed or it needs to be GR-ed and milestone needs to be confirmed (for PO with milestone).

E-invoice can not be submitted if PO is not GR-ed yet or it is not GR-ed and milestone not yet confirmed (for PO with milestone).

To check GR and milestone confirmation, please follow below steps.

  1. Login using Mozilla Firefox
  2. Please ensure to use Mozilla Firefox browser. If it is still using other than Mozilla Firefox, click logout and then re-login using Mozilla Firefox
  3. Click Supplier Self Service (as when you do PO confirmation)
  4. Check whether PO that will be invoiced already confirmed or not. Please ensure PO is confirmed or it can not be GR-ed and can not be invoiced. If it is not confirmed, please conduct PO confirmation by following steps in page 12 from tutorial within this link
  5. Click PO number that will be checked, and Display Purchase Order page will appear
  6. Scroll down until a table appear and then click PO line item in the table that will be checked, so it is highlighted in orange
  7. Show Confirmed Delivery or Milestone button appear (above the table). If Show Confirmed Delivery button appear go to step 8, or go to step 14 if Milestone button appear
  8. Click Show Confirmed Delivery (above the table on the left)                                 Note : If PO is not GR-ed yet even once, Show confirmed delivery button will not appear. Please coordinate with buyer or user regarding GR process
  9. Confirmed Delivery drop down menu will appear below the table
  10. Material docum. in the table which is located below Confirmed Delivery drop down menu is GR number of that PO line item
  11. Pay attention to quantity column in the table which is located below Confirmed Delivery drop down menu and check whether total quantity that already have GR number equal to total quantity that already have e-invoice submitted or not
  12. If total quantity that already have GR number equal to total quantity that already have e-invoice submitted, GR process is needed for next item for that PO line item PO in order for new e-invoice can be submitted. Please coordinate with buyer or user regarding GR process for next item for that PO line item
  13. If total quantity that already have GR number is more than total quantity that already have e-invoice submitted, it means PO can be processed for e-invoicing
  14. Click Milestone which is located above the table on the left. Note : If milestone of PO is not created yet, Milestone button will not appear. Please coordinate with buyer regarding milestone creation
  15. Milestone drop down menu will appear below the table
  16. Table below Milestone drop down menu is the milestone of PO line item
  17. Click facing right arrow within the table, and it wil be facing down
  18. Milestone details of PO line item wil appear
  19. If milestone already having fully confirmed status, e-invoice can be submitted. But if the status is unconfirmed, then it still need milestone confirmation from buyer

Additional note :

For milestone, please ask user whether GR already processed or not.

It is because e-invoice can not be submitted even though milestone already having fully confirmed status, but GR is not processed yet.

This is not valid for DP or down payment milestone, whereas e-invoice can be submitted even though not GR-ed yet


Please Wait!

Please wait... it will take a second!